Затраты на закупку продуктов, их доставку и хранение составляют около 50% всех расходов предприятий массового питания. Поэтому все процессы, связанные с этой деятельностью, должны подлежать строгому контролю.
Перед тем, как приступить к закупке продуктов, надо точно установить, что именно необходимо приобрести. 
Для каждого вида товара следует разработать спецификации. Спецификации должны быть составлены в письменном виде. В руках приемщика они будут служить средством контроля.
Правильное составление спецификации предусматривает точное указания количества и качества закупаемых продуктов и товаров. Для каждого из них заранее нужно установить и указать количество и объем (или размер). Изменение установленных объемов и размеров заказываемых товаров может привести не только к путанице в работе персонала заведения, но и вызвать недовольство клиентов, потому что это изменение немедленно отразится на порционировании напитков и блюд.
Количество покупаемых товаров и продуктов определяется объемом товарооборота предприятия общественного питания, а также ассортиментом напитков и блюд. Следует учитывать тот факт, что закупки товаров в чрезмерном объеме могут привести к перегрузке складских помещений, к затовариванию предприятия.
Поэтому при составлении спецификаций необходимо учитывать и размеры складских помещений, возможности бесперебойной поставки того или иного вида товара, сроком поставки и т.п. Если товар относится к дефицитным или сезонным, следует, по возможности, закупить его в большем объеме, чем необходимо, то есть брать «про запас».
Обычно предприниматели-рестораторы стараются держать на складе 2-х недельный запас товаров. Но это не относится к строго обязательному правилу. Разные условия деятельности конкретных предприятий общепита определяют общие правила составления спецификации.
Есть лишь одно положение для всех предприятий общественного питания, которое подтверждается многолетним опытом – это сохранение запасов товарно-материальных ценностей в как можно меньшем размере.
Лучше придерживаться большей оборачиваемости товарных запасов. Ведь продукты подвергаются порче, утруске, усушке и пр. Многие рестораторы полагают, что, например, замороженные продукты можно хранить в морозильных камерах неопределенно долгое время. Однако, на самом деле, замороженные продукты тоже подвергаются и усыханию, и вымораживанию.
Для расчета оптимальных запасов товаров и продуктов могут потребоваться значительные затраты времени и труда. Но если не пожалеть на это сил, в дальнейшем будет гарантирована экономия ваших расходов и средств. Потому что будет рационально организована и доставка, и прием, и хранение продуктов, их отпуск в цеха. Точный расчет и составление правильной спецификации предотвратит образование излишков продукции, а так же ее нехватку.
В спецификации обязательно должно находить отражение качество приобретаемых продуктов. Например, если в состав меню входят биточки с содержанием жира не более 20%, то это требование должно соблюдаться и заказчиком, и поставщиком до тех пор, пока блюдо не будет исключено из меню заведения.
Консервы, к примеру, рекомендуется выбирать такие, которые содержат минимально количество жидкости. Чем масса жидкости в банке больше – тем ниже качество консервов. Поэтому требования к различным продуктам должны быть четко определены и их необходимо строго придерживаться.
Конечно, чем больше ассортимент кафе или ресторана, тем больше поставщиков связано с заведением. А это приводит к увеличению расходов на размещение заказов, на доставку товара, его учет.
Поэтому ресторатору необходимо стремиться к сокращению круга необходимых продуктов и товаров, соответственно, к сужению круга поставщиков.
Этому может способствовать как ограничение ассортимента блюд, так и правильное составление спецификации. Чтобы поставить этот процесс на поток, необходимо постоянно вести подробный учет спроса тех или иных блюд у клиентов. И планомерно исключать из ассортимента те наименования напитков и блюд, которые перестали заказывать гости кафе или ресторана.